La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión contable de las empresas, gracias a su eficiencia y ahorro de tiempo en comparación con la facturación tradicional. En España, la facturación electrónica solo es obligatoria cuando se factura a las administraciones públicas, pero la nueva normativa de la Ley Crea y Crece hará que la facturación electrónica sea obligatoria para todas las empresas B2B en los próximos años.
Cómo generar facturas electrónicas de manera sencilla
El proceso de facturación electrónica es muy sencillo y ahorra mucho tiempo en comparación con la vía tradicional. Para facturar electrónicamente, solo se necesita un software de facturación especializado que genere plantillas para las facturas. Con ellas, se introduce la información correspondiente y el documento se genera automáticamente, para posteriormente almacenarse y estar disponible en cualquier momento.
La nueva normativa: cambios importantes a tener en cuenta
La Ley Crea y Crece tiene como objetivo acelerar la transformación digital y establecer la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas B2B. A partir del año 2024, las empresas cuya facturación anual sea superior a los 8 millones de euros tendrán la obligación de facturar electrónicamente, mientras que para el resto de negocios la obligatoriedad comenzará en el año 2025.
Además, los proveedores de software especializados también se ven afectados, ya que deben garantizar la interoperabilidad entre sistemas de forma gratuita. La Ley Crea y Crece también establece ciertas obligaciones para las empresas y profesionales en el sector privado.
Cómo adaptarse a la nueva obligatoriedad de la factura electrónica
Para adaptarse a la nueva normativa, es necesario contar con el certificado digital necesario que permita la emisión de facturas electrónicas. Es importante elegir una plataforma de facturación electrónica de confianza, que se adapte a las necesidades y presupuesto de la empresa.
Es fundamental actualizar los sistemas y procesos contables y formar al personal encargado para que pueda gestionar el proceso de facturación electrónica sin problemas. Además, es necesario almacenar las facturas en un servidor seguro y realizar copias de seguridad con frecuencia, con el fin de evitar problemas y maximizar su control.
Tipos de factura electrónica
Existen dos tipos principales de facturación electrónica:
Facturación electrónica estructurada
Este tipo de facturación electrónica se genera automáticamente a partir de un software de facturación y permite su recepción también automática por cualquier sistema informático de contabilidad que tenga el receptor.
Facturación electrónica no estructurada
Este tipo de facturación electrónica no sigue un formato estandarizado y se trata de imágenes digitales (normalmente en formato PDF) que requieren de una intervención manual para su debido procesamiento.
Obligaciones para empresas y profesionales
A falta de la publicación oficial del reglamento técnico que regule el nuevo sistema de facturación electrónica, la Ley Crea y Crece contempla las siguientes obligaciones para empresas y profesionales en el sector privado:
Obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas
La nueva normativa establece la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.
Proporcionar información sobre los estados de las facturas
Las empresas deben proporcionar información sobre los estados de las facturas, como el momento de su expedición y recepción, así como los plazos para su pago.
Garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita
Los proveedores de software especializados deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita entre las soluciones o plataformas tecnológicas.
Libre elección de solución, plataforma o proveedor
Los receptores de facturas electrónicas no podrán obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
Almacenamiento y acceso de facturas electrónicas
Las empresas deben mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años para los destinatarios. Cuando los destinatarios de éstas hayan dejado de ser clientes de las empresas emisoras, se deberá permitir su acceso durante los 3 años posteriores a la finalización de los contratos. Además, se debe facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
La facturación electrónica es una herramienta fundamental para la gestión contable de las empresas, y la nueva normativa obligatoria establecida por la Ley Crea y Crece hará que la facturación electrónica sea obligatoria para todas las empresas B2B en los próximos años. Para adaptarse a la nueva normativa, es necesario contar con el certificado digital necesario y elegir una plataforma de facturación electrónica de confianza que se adapte a las necesidades y presupuesto de la empresa.
Además, es fundamental actualizar los sistemas y procesos contables y formar al personal encargado para que pueda gestionar el proceso de facturación electrónica sin problemas.
¿Quieres estar al tanto de todas las novedades que puedan afectar a tu negocio? ¡No te pierdas nuestra categoría Negocios!
