Como abogados, sabemos lo imperativo que es mantener la confidencialidad y el secreto con nuestros clientes. Y ya no sólo como una cuestión deontológica, sino que también es una obligación que es bien implícita en el ejercicio del Derecho, sea cual sea la forma en que lo apliques.
Comencemos por reconocer cual es nuestra obligación como abogados para con nuestros clientes, luego analizaremos cómo podemos mejorar los condicionantes relacionados con la confidencialidad y la ciberseguridad y, finalmente, consejos para tal de que siempre podamos salvaguardar la privacidad de nuestros clientes.
En España, como sabéis, los abogados tienen la obligación legal y ética de mantener la confidencialidad de la información proporcionada por sus clientes. Esta obligación está respaldada por el deber de secreto profesional, el cual está regulado en el Estatuto General de la Abogacía Española, así como en el Código Deontológico de la Abogacía Española.
Según el Estatuto General de la Abogacía Española, los abogados están obligados a guardar secreto de todas las informaciones y documentos que lleguen a su conocimiento en el ejercicio de su profesión, sin que puedan revelarlos ni utilizarlos en beneficio propio o de terceros, salvo que exista autorización expresa del cliente o que la ley imponga su revelación. Esta obligación de confidencialidad se extiende tanto a la información proporcionada por el cliente de forma verbal como a la documentación y correspondencia relacionada con el asunto en el que se está trabajando. Además, el deber de secreto profesional también se aplica a los colaboradores y personal auxiliar del abogado, quienes están igualmente obligados a mantener la confidencialidad.
Es importante destacar que la confidencialidad entre abogado y cliente es fundamental para fomentar la relación de confianza necesaria en el ejercicio del derecho de defensa. Los abogados deben asegurarse de que la información confidencial de sus clientes esté protegida y no sea divulgada sin consentimiento, incluso después de que la relación profesional haya terminado, por tanto, los abogados en España tienen la obligación de mantener la confidencialidad de la información proporcionada por sus clientes, a menos que exista autorización expresa o una obligación legal de revelarla. Esta obligación de secreto profesional es fundamental para preservar la confianza en la relación abogado-cliente y salvaguardar los derechos e intereses de los clientes.
Pero ¿Cómo podemos salvaguardar la confidencialidad de nuestros clientes si usamos WhatsApp? Para salvaguardar la privacidad de tus clientes al utilizar tecnología, es importante seguir una serie de medidas y buenas prácticas. Aquí te presento algunas recomendaciones:
Encriptación de datos
Utiliza métodos de encriptación robustos para proteger la información confidencial de tus clientes tanto en reposo como durante la transmisión. Asegúrate de que los sistemas y aplicaciones que utilizas cuenten con mecanismos de encriptación adecuados.
Contraseñas seguras
Utiliza contraseñas sólidas y únicas para acceder a tus dispositivos, aplicaciones y cuentas relacionadas con la información de tus clientes. Evita el uso de contraseñas obvias o fácilmente adivinables, y considera el uso de herramientas de gestión de contraseñas para administrar de manera segura tus credenciales.
Actualizaciones y parches
Mantén tus sistemas operativos, aplicaciones y dispositivos actualizados con las últimas versiones y parches de seguridad. Las actualizaciones suelen incluir correcciones de vulnerabilidades que podrían ser explotadas por ciberdelincuentes.
Protección contra malware
Utiliza programas antivirus y antimalware actualizados para detectar y prevenir la presencia de software malicioso en tus dispositivos. Realiza escaneos periódicos en busca de posibles amenazas y mantén activas las funciones de protección en tiempo real.
Autenticación de dos factores
Implementa la autenticación de dos factores siempre que sea posible. Esta medida adicional de seguridad requiere que los usuarios proporcionen una segunda forma de autenticación, como un código único enviado a su teléfono móvil, además de su contraseña, lo que dificulta el acceso no autorizado.
Respaldo y almacenamiento seguro
Realiza copias de seguridad regulares de la información de tus clientes y almacénalas en un lugar seguro y protegido. Considera el uso de servicios de almacenamiento en la nube con cifrado y medidas de seguridad sólidas.
Acceso restringido
Limita el acceso a la información confidencial de tus clientes solo al personal autorizado. Implementa medidas de control de acceso, como contraseñas únicas, privilegios de usuario adecuados y autenticación multifactorial, para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información.
Capacitación y concientización
Proporciona formación y capacitación periódica a tu personal sobre la importancia de la privacidad y la seguridad de los datos. Enséñales a reconocer las amenazas cibernéticas, cómo proteger la información y cómo responder adecuadamente en caso de incidentes de seguridad.
Estas medidas son solo algunas de las prácticas recomendadas para salvaguardar la privacidad de tus clientes al utilizar tecnología. Recuerda que la seguridad de la información es un proceso continuo, por lo que es importante estar siempre atento a nuevas amenazas y actualizar tus prácticas de seguridad en consecuencia.
Evidentemente y como ya se ha comentado, otra característica imprescindible para mantener la confidencialidad es dotar de importancia al secreto profesional y sus actuaciones. Para ello, he redactado un seguido de tips para que te puedas asegurar de que estás cumpliendo la mencionada obligación.
En primer lugar, debemos dotar de importancia a la conciencia sobre el secreto profesional. Comprende plenamente tus responsabilidades legales y éticas en relación con el secreto profesional. Familiarízate con las leyes anteriormente citadas y regulaciones pertinentes, así como con el código de ético de la abogacía. Si tienes dudas, no te lo pienses más y haz una consulta en la agrupación deontológica de tu colegio profesional. Allí sabrán entenderte y te ayudarán en cualquiera que sea tu circunstancia.
Luego, debemos tener una política de confidencialidad. Deberemos establecer una política clara de confidencialidad y secreto profesional en tu firma o despacho. Comunica y explícala a tus empleados y colaboradores para asegurarte de que todos comprendan su importancia y las implicaciones de su incumplimiento. Para ello es vital que consideres la posibilidad de solicitar a tus clientes que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de compartir cualquier información sensible. Esto proporcionará una capa adicional de protección legal y resaltará la importancia de la confidencialidad en la relación profesional.
Pero claro, no todo es tan etéreo; recuerda almacenar los documentos físicos de tus clientes en un lugar seguro y restringido el acceso a ellos. Utiliza cerraduras, armarios con llave o incluso sistemas de archivo encriptados para proteger la información confidencial.
Asegúrate de que tus sistemas informáticos y redes estén protegidos con medidas de seguridad sólidas, como cortafuegos, software antivirus y sistemas de detección de intrusiones. Utiliza contraseñas seguras y cifrado de datos en todos los dispositivos y comunicaciones. Además, deberías limitar el acceso a la información confidencial solo a aquellos empleados o colaboradores que realmente necesiten acceder a ella. Asigna permisos de acceso y privilegios de usuario de manera adecuada y supervisa y registra cualquier acceso a datos sensibles. Con lo anterior, deberías proporcionar formación regular a tu personal sobre la importancia del secreto profesional y la confidencialidad de la información. Educa a tus empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de datos y la importancia de proteger la privacidad de los clientes.
Utiliza métodos seguros de comunicación y transmisión de información confidencial. Siempre que sea posible, emplea canales encriptados, como el correo electrónico cifrado o las plataformas seguras de intercambio de archivos. Evidentemente, deberás implementar políticas y procedimientos para la eliminación segura de la información confidencial cuando ya no sea necesaria. Utiliza métodos adecuados de destrucción de documentos físicos y asegúrate de borrar de manera segura los datos digitales.
Si compartes información confidencial con terceros, como proveedores de servicios o consultores externos, asegúrate de que cumplan con altos estándares de seguridad y confidencialidad. Utiliza acuerdos de confidencialidad y realiza una debida diligencia antes de compartir información sensible. Recuerda que mantener el secreto profesional es una obligación fundamental para los profesionales del derecho, y es esencial para construir y mantener la confianza con tus clientes.
