La facturación efectiva y precisa es un componente esencial para el correcto funcionamiento de cualquier negocio. No solo es fundamental para el seguimiento de los ingresos y gastos, sino que también tiene implicaciones legales y financieras importantes. En este artículo, exploraremos cómo llevar la facturación de tu negocio de manera eficiente y en cumplimiento con las regulaciones legales pertinentes.
1. Selección del sistema de facturación:
Elegir el sistema de facturación adecuado es el primer paso crucial. Las opciones varían desde softwares especializados hasta plantillas de facturación en papel. Los softwares de facturación ofrecen ventajas significativas, como la generación automática de facturas, seguimiento de pagos y generación de informes financieros. Además, un buen sistema de facturación puede ayudar a reducir errores humanos y ahorrar un tiempo valioso.
2. Información requerida en una factura:
Una factura debe contener información específica para ser legalmente válida y clara para tus clientes. Esto incluye los datos del negocio (nombre, dirección, número de identificación fiscal), detalles del cliente, fecha de emisión de la factura, descripción de los productos o servicios prestados, cantidad, precio unitario y el importe total a pagar. Además, algunos países pueden requerir información adicional, como números de identificación fiscal o códigos de impuestos.
En el Artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, puedes encontrar la información requerida en una factura en España.
3. Numeración y secuencia de facturación:
Mantener una secuencia numérica coherente en tus facturas es importante tanto para tu contabilidad interna como para cumplir con los requisitos legales. Esto facilita el seguimiento y evita la duplicación u omisión de facturas. Asegúrate de comprender los requisitos de numeración de facturas en tu jurisdicción y asegúrate de cumplir con ellos.
4. Cumplimiento tributario:
Las facturas son una parte crucial de la documentación que respalda tus transacciones comerciales y la declaración de impuestos. Debes asegurarte de que tus facturas cumplan con los requisitos fiscales establecidos por las autoridades tributarias de tu país. Esto incluye detalles como los impuestos aplicables, tasas impositivas, y la forma correcta de reportarlos en la factura.
Puedes consultar estos requisitos en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
5. Plazos de facturación y pagos:
Establecer plazos claros para la emisión de facturas y los pagos es esencial para mantener una relación comercial fluida y evitar disputas. Define tus términos de pago y políticas de facturación con claridad para que tus clientes estén al tanto de cuándo y cómo deben hacer sus pagos.
6. Almacenamiento y respaldo de facturas:
La gestión adecuada de tus facturas implica mantener registros precisos y accesibles. Algunas jurisdicciones exigen que las facturas se conserven durante un período específico para fines fiscales y legales. La digitalización y el almacenamiento en la nube pueden ayudar a garantizar que tus registros estén seguros y disponibles en caso de auditorías o disputas.
En el CAPÍTULO IV del Real Decreto 1619/2012 podrás encontrar información acerca de esto.
En la era digital, la facturación electrónica se ha convertido en una alternativa cada vez más popular para reemplazar a la tradicional factura en papel. Este método de facturación se emite, transmite y recibe en formato digital. La nueva Ley Crea y Crece, establece medidas para fomentar este método de facturación, entre otras, aspectos que trataremos en este artículo.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento tributario que reemplaza a la factura en papel, y que se emite, transmite, y recibe en formato digital. Es un documento legalmente válido, y su uso está regulado por la legislación tributaria en cada país.
La factura electrónica se emite y se transmite de forma electrónica, y debe cumplir con los mismos requisitos que una factura en papel en cuanto a su contenido y formato.
Existen dos tipos de formatos de facturas electrónicas:
Factura electrónica no estructurada:
Este formato se asemeja a una imagen digital, como un archivo en formato PDF o una factura en papel que ha sido escaneada. Para su procesamiento y gestión, es necesaria la intervención manual o el uso de un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Aunque estas facturas se consideran electrónicas por su formato digital, su falta de estandarización dificulta su gestión y procesamiento automatizado.
Factura electrónica estructurada:
Este formato utiliza un lenguaje estandarizado de marcado como XML, con formatos como UBL, Facturae o EDIFACT, que permite su generación automática desde un sistema o software de facturación electrónica. Además, permite su procesamiento automático por los sistemas informáticos de contabilidad y pago del receptor, lo que agiliza y facilita su gestión.
Ventajas de la facturación electrónica
La facturación electrónica tiene múltiples ventajas para las empresas y autónomos, entre las que se pueden destacar las siguientes:
Ahorro de costes: La facturación electrónica permite eliminar los costes asociados a la impresión, envío y almacenamiento físico de facturas en papel, lo que se traduce en un ahorro significativo para las empresas.
Reducción de errores: La emisión y recepción de facturas electrónicas reduce el riesgo de errores en la transcripción de datos, ya que los procesos son automatizados y no requieren intervención manual.
Agilidad y rapidez: La facturación electrónica permite la emisión y recepción de facturas de forma inmediata, lo que facilita la gestión de cobros y pagos y reduce los tiempos de espera para la realización de operaciones comerciales.
Mejora del control fiscal: La facturación electrónica permite una mejor gestión y control fiscal, ya que permite la automatización de la verificación de facturas y la comprobación de la autenticidad de estas.
Reducción del impacto ambiental: La eliminación del uso de papel y otros recursos naturales en la emisión y almacenamiento de facturas contribuye a la reducción del impacto ambiental de las empresas.
Mejorar el servicio al cliente: Las empresas pueden enviarlas de manera inmediata y segura a sus clientes, lo que les permite tener acceso rápido y fácil a la información de sus transacciones. Los clientes podrán acceder a sus facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Asimismo, la facturación electrónica puede mejorar la relación con los clientes al proporcionarles una experiencia más personalizada y eficiente.
Ley crea y crece
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, comúnmente llamada Ley Crea y Crece, establece una serie de medidas para fomentar la creación y el crecimiento de empresas en España, así como para promover el uso de la facturación electrónica en las relaciones comerciales.
Entre las medidas que se establecen en la ley podemos destacar la creación de una nueva figura jurídica llamada «Sociedad Limitada de Formación Sucesiva», que permitirá a los emprendedores crear empresas de forma más ágil y flexible. También se establecen medidas para fomentar la inversión en empresas emergentes y se simplifica el régimen de las cooperativas.
Otra de las medidas destacables es la tratada en este artículo relativa a la obligatoriedad de la facturación electrónica.
Aún falta el desarrollo reglamentario, cuya publicación se espera para la primavera. Este desarrollo reglamentario será fundamental para aclarar los requisitos de interoperabilidad mínima entre los proveedores de soluciones tecnológicas para facturación electrónica. Además, detallará los requisitos técnicos y de información que deben cumplir las facturas electrónicas y los sistemas que las procesan para controlar la fecha de pago y determinar los periodos medios de pago de las empresas.
Recientemente, el Gobierno lanzó una consulta pública sobre la Ley Crea y Crece, donde los ciudadanos podrán trasladar sus observaciones y comentarios sobre esta hasta el 22 de marzo.
Desde el 1 de enero de 2023 es obligatoria la emisión y recepción de facturas electrónicas para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales con otras empresas y con las Administraciones Públicas.
Las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros, tienen un plazo de 1 año para implantar la facturación electrónica, una vez aprobado el reglamento.
Las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones de euros, tendrán que aplicar la medida en un plazo de 2 años desde que se apruebe el reglamento.
Las empresas y autónomos que operen en sectores en los que la facturación electrónica no sea técnicamente posible o en los que resulte desproporcionadamente costosa o difícil podrían solicitar a la Administración tributaria una autorización para continuar emitiendo facturas en papel.
Es importante tener en cuenta que la obligatoriedad de la facturación electrónica implica la necesidad de contar con los medios y herramientas necesarias para su emisión y recepción, así como de adaptar los procesos internos de facturación. Por lo tanto, es recomendable comenzar a planificar la implementación de la facturación electrónica con la debida antelación para poder cumplir con los plazos previstos por la ley.
Una posible solución, que además te ayudará a gestionar tu negocio, es la implementación de un software de gestión como hemos comentado al principio del artículo, con el que podrás llevar un seguimiento efectivo de la facturación y gastos de tu negocio, entre otras cosas.
En resumen, la facturación efectiva combina eficiencia operativa y cumplimiento legal. Al implementar un sistema de facturación adecuado, mantener una numeración coherente, cumplir con los requisitos fiscales y establecer políticas claras, puedes asegurarte de que la facturación de tu negocio sea precisa y en línea con las regulaciones vigentes. Mantener una gestión financiera sólida contribuirá en gran medida al éxito y la sostenibilidad a largo plazo de tu empresa.
