Cómo planificar y controlar los gastos de tu pyme

Entender y controlar los ingresos y gastos de tu pyme es esencial para mantener el funcionamiento diario de tu negocio. Debido a la importancia de esta tarea hemos elaborado una guía para ayudarte a mantener las finanzas de tu empresa bajo control.

¿Qué son los ingresos y gastos de un negocio?

Antes de sumergirnos en la planificación y control de gastos, es crucial comprender la diferencia entre ingresos y gastos en el contexto empresarial.

Ingresos: los ingresos suelen derivar de las ventas de productos y servicios. Estos se registran al emitir una factura o realizar una operación.

Cobros: los cobros son los movimientos de tesorería que convierten los ingresos en dinero en efectivo, ya sea a través de caja o banco.

Gastos: los gastos, al igual que los ingresos, se generan al emitir facturas o realizar operaciones. Pueden variar ampliamente e incluir compras, remuneración del personal, amortización de activos, y más.

Inversiones: aunque se asemejan a los gastos, las inversiones se adquieren con el propósito de permanecer en la empresa a largo plazo y apoyar su actividad.

Pagos: los pagos son movimientos de tesorería que corresponden a la salida de efectivo para liquidar obligaciones de pago generadas por gastos e inversiones.

Es importante destacar que los cobros y pagos de facturas a menudo incluyen impuestos indirectos, como el IVA, que no se consideran ingresos ni gastos. Por lo tanto, los montos cobrados no siempre coinciden exactamente con los ingresos, y lo mismo ocurre con los pagos y los gastos.

Por qué es importante llevar un control de ingresos y gastos de un negocio

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben controlar sus ingresos y gastos. Este control es fundamental para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de la empresa. No se trata solo de tener resultados financieros positivos, sino de comprender en detalle qué líneas de negocio, productos o servicios son los más rentables y cuáles pueden estar generando pérdidas.

El control de ingresos y gastos es la clave para tomar decisiones informadas, especialmente en momentos de cambios económicos o crisis. Permite identificar áreas que requieren ajustes y asegurarse de que la empresa funcione de manera eficiente.

¿Qué tipos de ingresos y gastos deben controlarse?

Aunque se debe llevar un control exhaustivo de todos los movimientos que afectan a la contabilidad de la empresa, algunos de ellos requieren atención especial:

Ingresos: las ventas son esenciales y deben monitorearse detenidamente. Separar las ventas por categorías o líneas de negocio facilita el análisis de su evolución.

Gastos: clasificar adecuadamente las cuentas de gastos es crucial. Por ejemplo, tener cuentas separadas para el coste de personal de cada departamento permite un seguimiento preciso de los costes.

Consejos para planificar y controlar los gastos

La planificación y el control de gastos en tu pyme son cruciales para optimizar los recursos y generar beneficios. Aquí te proporcionamos algunos pasos orientativos:

  1. Realiza un análisis completo de los gastos de tu empresa, desde lo general a lo específico.
  2. Examina los perfiles profesionales de tus empleados y anticipa los gastos que pueden generar.
  3. Implementa herramientas, como un software de gestión empresarial o ERP, para una gestión eficiente de gastos.
  4. Crea perfiles de uso para cada empleado, definiendo sus necesidades y recursos.
  5. Monitorea continuamente los gastos para realizar ajustes proactivos.

¿Cómo se hace un informe de ingresos y gastos?

Un informe de ingresos y gastos debe ser útil y contener información relevante para el análisis empresarial. Debe estructurarse de manera que permita extraer resultados como ingresos brutos, netos y el EBITDA. La información mensual es ideal para rastrear la evolución de la empresa.

Cómo optimizar el control de ingresos y gastos de tu negocio

Optimizar el control de ingresos y gastos implica registrar movimientos de manera sistemática y organizada. Aunque las hojas de cálculo como Excel han sido útiles, la tecnología actual ofrece softwares de gestión en la nube, como los ERP, que simplifican el proceso y mejoran la precisión.

¿Es obligatorio llevar un libro de control de ingresos y gastos?

Dependiendo de tu país y actividad empresarial, es posible que estés obligado a llevar un libro de ingresos y gastos. Es importante consultar con un asesor fiscal para cumplir con las regulaciones locales.

Cómo llevar control de ingresos y gastos en Excel

Si decides utilizar Excel, puedes crear una hoja de cálculo con pestañas separadas para ingresos y gastos. Luego, define las columnas para las variables que deseas controlar, como fecha, descripción y cantidad. Utiliza fórmulas para realizar cálculos y mantener actualizado el registro. Te dejamos aquí una plantilla de Excel para que llevar el control de tus gastos sea aún más sencillo.

En resumen, planificar y controlar los gastos de tu pyme es esencial para su éxito. La tecnología y herramientas como los ERP facilitan este proceso, permitiéndote tomar decisiones informadas y mantener la salud financiera de tu negocio.

Si te decides por un ERP te dejamos aquí los mejores ERPs que existen en el mercado actualmente.

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