Cómo incluir dietas en las facturas

Cuando trabajas como autónomo o diriges una pequeña empresa, es común que tengas que incurrir en gastos relacionados con tu trabajo, como comidas, desplazamientos, y alojamiento. Es natural querer incluir estos gastos en tus facturas para asegurarte de que no se conviertan en una carga para tu beneficio final. Pero, ¿cómo debes hacerlo? ¿Cómo puedes reflejar estos gastos de manera adecuada?

Aquí te presentamos diferentes opciones para incluir dietas en tus facturas:

¿Qué son las dietas y desplazamientos según la ley del IRPF?

Según la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del impuesto de la renta de las personas físicas, se considerarán rendimientos íntegros del trabajo todas las contraprestaciones o utilidades que provengan del trabajo personal o de la relación laboral o estatutaria. Esto incluye las dietas y asignaciones para gastos de viaje, con algunas excepciones.

El Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) especifica las limitaciones de estos gastos, diferenciando entre los de locomoción y los de estancia. Sin embargo, esta regulación no se aplica a los autónomos, ya que sus ingresos provienen de actividades económicas en lugar de rendimientos del trabajo. Entonces, ¿qué pueden hacer los autónomos para gestionar sus dietas y desplazamientos?

Cómo incluir dietas y desplazamientos en tus facturas

Existen dos opciones para cobrar las dietas o desplazamientos como autónomo:

Incluirlo en la factura como un concepto más:

Puedes incluir las dietas en la misma factura como un concepto adicional. Estos gastos se configuran como un elemento más del documento y, por lo tanto, se les aplica el mismo IVA e IRPF que normalmente usarías en tus servicios habituales.

¿Qué IVA se aplica a estos conceptos? Es importante tener en cuenta que los servicios de alimentación o alojamiento pueden tener un IVA reducido. Sin embargo, esto no significa que puedas aplicar el mismo tipo reducido en tus facturas, ya que tú no estás prestando un servicio de manutención o alojamiento, sino que el cliente está pagando por un servicio contratado. Por lo tanto, los campos correspondientes a dietas o alojamiento deben llevar el mismo tipo de IVA e IRPF utilizado para el servicio que estás ofreciendo.

Incluir las dietas y desplazamientos como un suplido:

La segunda opción es incluir las dietas como un suplido en la factura. En este caso, pides las facturas de los gastos a nombre del cliente en lugar de tu nombre como autónomo. Dado que estás adelantando el dinero, las cantidades se repercuten como suplido en la factura sin aplicar impuestos, ya que no se incluyen en la base imponible y, por lo tanto, no están sujetas a IVA o IRPF.

Esta última opción permite a los autónomos deducir los gastos de las dietas, lo que puede reducir la cantidad de ingresos a declarar y, en última instancia, beneficiarte en términos de pago de impuestos.

Requisitos para deducir las dietas como autónomo:

Para poder deducirte los gastos de dietas como autónomo, debes cumplir ciertos criterios establecidos por Hacienda:

  1. El gasto debe estar relacionado con tu actividad.
  2. Debe realizarse en días laborables, por lo que no se admiten gastos en festivos.
  3. El pago debe efectuarse de forma telemática, ya sea mediante transferencia o tarjeta.
  4. Es fundamental conservar la factura correspondiente o el documento equivalente que acredite el gasto y asegurarse de que cumplan los requisitos para ser válidas y evitar problemas relacionados con la falsedad documental.

Precio del kilómetro recorrido:

Determinar el gasto exacto por kilómetro puede ser complicado, ya que no solo se trata del coste del combustible, sino también de otros factores como el uso del vehículo, el seguro, el mantenimiento e incluso el tiempo empleado durante el desplazamiento.

En relación a la cotización del kilometraje en España, el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, que aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF), establece que, en las comunidades autónomas de régimen común (todas las regiones excepto País Vasco y Navarra), solo la cantidad que resulte de multiplicar 0,26 € por kilómetro recorrido estará exenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, además de los gastos de peaje y aparcamiento, siempre y cuando se pueda demostrar la realidad del desplazamiento y los gastos incurridos.

Es relevante mencionar que estos 0,26 € por kilómetro recorrido se implementaron en julio de 2023, ya que previamente eran 0,19 €. Este aumento se debió al incremento en los precios de los combustibles, lo que llevó a Hacienda a ajustar la compensación.

En las comunidades autónomas de régimen foral, los límites para la exención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas varían y son establecidos por las respectivas Diputaciones Forales.

Es fundamental recordar que cualquier cantidad que supere los límites mencionados estará sujeta a tributación como rendimiento de trabajo. Además, es importante destacar que los límites para la exención de cotización a la Seguridad Social son los mismos que los del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

En resumen, como autónomo, tienes opciones para gestionar tus dietas y desplazamientos en tus facturas, ya sea incluyéndolos como conceptos adicionales con el IVA correspondiente o como suplidos sin impuestos. Es importante cumplir con los requisitos establecidos por Hacienda para poder deducir estos gastos. En cuanto al precio del kilómetro, este puede variar, pero es esencial tener en cuenta todos los costes asociados a tus desplazamientos para determinar el gasto exacto. ¡Esperamos que esta información te sea de utilidad en tu labor como autónomo!

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