Cómo crear y gestionar una cartera de clientes

Seguramente, tú o algún miembro de tu equipo han tenido la desafortunada experiencia de perder un cliente valioso o una oportunidad crucial debido a la falta de seguimiento adecuado. Esto es más común de lo que imaginamos, pero no debe ser una práctica habitual en tu estrategia de ventas. Por suerte, existen métodos efectivos para llevar un control adecuado de tus contactos y maximizar tus oportunidades de negocio.

El área de ventas necesita un sistema seguro y eficaz que permita conocer en qué etapa se encuentra un cliente potencial (lead), cuándo es el momento de darle seguimiento, qué tipo de comunicación es la más adecuada y cuál miembro del equipo es el más preparado para abordar a un cliente de un sector específico. Estos detalles marcan una diferencia significativa en el aumento de las ventas, ya que, según estadísticas, el 80 % de las ventas requieren al menos cinco contactos o seguimientos para concretarse. Una herramienta fundamental para llevar a cabo este control es la cartera de clientes. Aunque es probable que ya tengas un sistema similar en tu empresa, este artículo te brindará una guía completa sobre cómo mejorar la relación con tus clientes, descubrir nuevas oportunidades y aprovechar al máximo el tiempo de tu equipo de ventas.

¿Qué es una cartera de clientes?

La cartera de clientes es un registro de tus clientes actuales y potenciales que te permite organizar, clasificar y gestionar acciones con estos contactos. Proporciona un conocimiento profundo sobre estos clientes o empresas con los que mantienes relaciones, lo que te permite personalizar la atención y crear oportunidades comerciales.

Pero la cartera de clientes no se limita a ser un simple registro. Cumple tres funciones clave:

1. Ampliar el Mercado

A medida que tu empresa crece, tu base de leads también se expande en número y diversidad. Por lo tanto, es esencial tener un control adecuado y una visión clara de ese crecimiento.

2. Fidelizar Compradores

Mantener una buena relación con tus clientes existentes aumenta las posibilidades de retenerlos y que te recomienden. Con una cartera de clientes, puedes identificar a tus clientes más leales y aquellos que han estado comprando de manera regular durante mucho tiempo. Esta información te permite implementar estrategias como promociones u ofertas personalizadas para mantenerlos comprometidos con tu marca.

3. Buscar Nuevas Oportunidades de Venta

Además de ampliar el mercado, una cartera de clientes te permite identificar clientes que realizaron una compra en el pasado pero no han vuelto. Esto te brinda la oportunidad de desarrollar estrategias específicas para atraerlos nuevamente y convertirlos en clientes regulares.

Recuerda que una cartera de clientes efectiva debe contener los datos necesarios para contactar a los leads sin complicaciones y en el momento adecuado. Para ello, es fundamental contar con elementos que faciliten la gestión, como un sistema de CRM para mantener un registro organizado y accesible de tus clientes.

Datos esenciales en una cartera de clientes

Si bien las carteras de clientes pueden variar en función de los datos que desees recopilar, algunos datos básicos son fundamentales:

  • Nombre completo de los clientes actuales y leads.
  • Dirección postal y laboral.
  • Números de teléfono.
  • Dirección de correo electrónico.
  • Posibilidades de compra.
  • Nombre de la compañía que representan.
  • Tipo de negocio y segmento.
  • Productos o servicios adquiridos.
  • Datos de facturación.

La recopilación de estos datos tiene como objetivo facilitar el contacto, mantener una relación cercana y preparar para futuras promociones u ofertas. Además, durante la gestión de la cartera de clientes, esta información ayuda a evaluar la relación y priorizar ciertos contactos.

Tipos de carteras de clientes

Existen varios tipos de carteras de clientes que se adaptan a diferentes necesidades y objetivos. Aquí te presentamos cuatro:

1. Cartera de Clientes de Datos

Este tipo de cartera reúne información básica sobre los clientes, como nombre, género, edad, números de teléfono, dirección, correo electrónico, profesión y redes sociales. Estos datos son esenciales para definir objetivos comerciales y personalizar campañas de correo electrónico.

2. Cartera de Clientes de Datos Descriptivos

Esta cartera va más allá de los datos básicos y profundiza en la información para obtener una imagen más precisa de los clientes. Los datos descriptivos cuantificables ayudan a realizar pronósticos precisos sobre su comportamiento y hábitos de compra.

3. Cartera de Clientes de Datos de Comportamiento

Este tipo de cartera se centra en recopilar información sobre los patrones de comportamiento de los clientes cuando utilizan tus productos o servicios, como sus hábitos de navegación, actividad en línea, uso de redes sociales y comportamiento de compra.

4. Cartera de Clientes de Datos Cualitativos

Esta cartera permite recopilar información sobre la actitud, motivación y opinión que los clientes tienen sobre tu marca, así como las razones por las que compraron tu producto o servicio. Esto es útil para identificar a tus clientes leales y áreas de mejora en tu estrategia de marketing y comunicación.

Cómo gestionar una cartera de clientes de manera efectiva

La gestión adecuada de una cartera de clientes es fundamental para retener a los clientes y buscar nuevas oportunidades de venta. Aquí tienes diez claves para lograrlo:

Como gestionar una cartera de clientes

Herramientas para gestionar una cartera de clientes

Para gestionar una cartera de clientes de manera eficiente, es fundamental contar con las herramientas adecuadas. Aquí te presentamos algunas opciones:

1. CRM (Sistema de Gestión de Relaciones con los Clientes)

Un CRM es una solución integral que te permite mantener un control exhaustivo de tus relaciones con los clientes. Facilita la administración de contactos, la automatización de tareas y la personalización de las interacciones. Herramientas como EasyLeapp son excelentes.

2. Excel

Excel sigue siendo una herramienta común en la gestión de carteras de clientes. Puedes utilizar plantillas específicas para el análisis, la gestión y la optimización de tu cartera.

3. Agenda Electrónica

Las agendas electrónicas ofrecen la flexibilidad de llevar tus contactos contigo a cualquier lugar. Aplicaciones como Evernote o Todoist pueden ayudarte a mantener tus tareas y contactos organizados.

En conclusión, una cartera de clientes eficaz es esencial para mejorar las relaciones con tus clientes, descubrir nuevas oportunidades de venta y aprovechar al máximo el tiempo de tu equipo de ventas.

La correcta gestión de datos, la segmentación de clientes y el uso de herramientas como un CRM son fundamentales para alcanzar el éxito en tu estrategia de ventas. Con una cartera bien estructurada y un enfoque constante, estarás en el camino correcto para maximizar tus ventas y retener a tus clientes satisfechos. ¡Empieza a aplicar estas prácticas hoy mismo y verás los resultados positivos que traen consigo!

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